如何將白板內容轉化為結構

適用時機

在工作坊、腦力激盪或檢視會議之後，當白板已包含有用素材但尚未形成共識結構時，就適合使用這套工作流程。在分享成果或把工作移入專案計畫之前，這正是合適的步驟。

如何在白板上區分決策與想法

在重新整理之前，先標記四類內容：決策、問題、證據，以及仍需後續處理的想法。這樣的分類可避免某個受歡迎的想法，僅因視覺上顯眼就被當成決策。

把分類後的內容移到不同區域。如此白板便能顯示哪些事項已確定、哪些仍開放，而這是參與者信任成果所需的最低資訊。

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   區分訊號與雜訊

   標記決策、問題、負責人、證據，以及需要後續處理的想法。

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   將素材分組

   依主題、工作流程階段或職責，排列相關筆記。

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   選擇產出

   需要層級結構時用圖，需要流程時用流程圖，需要可重用知識時用卡片。

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   連結來源

   讓原始白板與討論脈絡持續附著在最終結構上。

如何選擇合適的產出格式

依下一步行動選擇格式。團隊需要看清主題與關聯時選思維導圖；結果是有順序與決策的流程時選流程圖；知識需要日後重複使用時選卡片；工作需要指派與追蹤時選專案計畫。

不要每種格式都做。把一面白板轉成四種產出，通常只會得到四個不完整的版本。請選定一種主要產出，並把白板保留為輔助脈絡。

如何保留來源脈絡

產出應能連結回白板，白板則應標明會議名稱與日期。日後決策受到質疑時，團隊可以回到討論現場，而不必依賴記憶。

結束會議前先指派負責人。沒有負責人的產出只是摘要；有負責人與日期的產出，才是能在下次會議檢視的計畫。

常見錯誤

• 把討論最多的想法當成決策，產生實際上從未達成的共識。
• 同時製作多種產出格式，使每個版本都不完整且難以維護。
• 結束會議時沒有指派負責人，結構雖存在，工作卻沒有推進。

常見問題

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